1.1 Geneza i istota zarządzania projektami
W zarządzaniu terminologia czy nawet niektóre taktyki często zapożyczane są z wojskowości. Podobnie było w przypadku zarządzania projektami. Pierwsze specjalne metody planowania i kontroli realizacji projektów opracowane zostały w 1942 roku przy okazji budowy bomby atomowej (Manhattan Engineering District Project). Oczywiście ze względu na charakter tego projektu metody te nie zostały początkowo upublicznione. Stosowano je jednak w innych projektach wojskowych, jak i kosmicznych.
Pierwsze cywilne zastosowanie metod zarządzania projektami miało miejsce pod koneic lat 40. w związku z programem pomocowym dla Europy po II wojnie światowej (tzw. plan Marshallla). Dalszy rozwój zarządzania projektami związany był z realizacją dużych projektów za równo wojskowych, jak i cywilnych. Wybrane projekty przedstawiono na wykresie 1.1.
Gdy na przełomie lat 50. i 60. zarządzanie poprzez projekty szeroko rozpowszechniło się w zastosowaniach cywilnych, nastąpił znaczny rozwój metod sieciowych, z których największą popularność zyskały CPM (Critical Path Method) i PERT (Program Evaluation and Review Technique). Szerszy opis metody PERT został zamieszczony w rozdziale drugim niniejszej pracy. [1 s.29]
Intensywne prace nad projektami oraz rozwojem teorii kontynuowano w kolejnych latach aż do momentu, w którym napotkano barierę technologiczną. Pojawienie się tanich i wydajnych komputerów na przełomie lat 80. i 90. pozwoliło jednak tę barierę pokonać, co zaowocowało opracowaniem najważniejszych programów z zakresu zarządzania projektami. Pod koniec ubiegłego wieku dodatkowo teorię zarządzania projektami zaczęto wzbogacać o zagadnienia personalne i kulturowe. [1 s.29]
Rys. 1.1.1 Wybrane projekty, które wpłyneły na rozwój zarządzania projektami
Aby bliżej zapoznać się z historią oraz współczesnymi koncepcjami zarządzania, autorka odsyła do prac W.Piotrowskiego i J.Kisielnickiego (Kisielnicki J.: Zarządzanie. Warszawa. Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne. 2008, Koźmiński A.K., Piotrowski W. (red.): Zarządzanie. Teoria i praktyka. Warszawa. Wydawnictwo naukowe PWN. 2007), a w tym miejscu chciałaby przedstawić głowne trendy, które miały i nadal mają wpływ na wzrost potrzeby zarządzania poprzez projekty. Są to m.in.: [2 s.13-17]
- Skracanie się cyklów życia produktów, co wymusza na przedsiębiorstwach tworzenie nowych ofert w coraz krótszym czasie, przy czym koszt takiej oferty musi być coraz mniejszy.
- Postęp technologiczny, który nie tylko umożliwia sprostaniu szybszej i tańszej produkcji nowych ofert, ale wpływa również na poprawę komunikacji poprzez rozwój sieci lokalnych i globalnych jak Internet.
- Potrzeba wyższej jakości, którą uzyskać można nie tyle wymagając od ludzi, aby pracowali szybciej i sprawniej, co zmieniając metodę pracy tak, aby umożliwić najefektywniejsze wykorzystanie zasobów w postaci ludzi, ale i czasu.
- Wzrost konkurencji, który wymusza na przedsiębiorstwach większą czujność, elastyczność i potrzebę usprawniania w sposób cykliczny czy wręcz permanentny.
- Globalizacja i rozwój sieci komputerowych, które sprawiają, że zespoły rozproszone po całym świecie mogą wspólnie pracować nad osiągnięciem celu. Jedną z podstawowym korzyści takiego rozproszenia, który może przyjmować charakter outsourcingu jest minimalizacja kosztów lub/i zwiększenie efektywności.
- Otwieranie się przedsiębiorstw na inne przedsiębiorstwa, co prowadzi do powstania relacji nie tyle konkurencyjnych, ile partnerskich. Otwieranie się przedsiębiorstw jest również skierowane na klientów. Firma częściej ujawnia swoją misję, czy strategię, co stanowi element jej PR’u.
- Ograniczanie liczby pracowników podyktowane chęcią ograniczenia kosztów i zwiększenia efektywności niekiedy wynikające z własnej woli organizacji, a niekiedy wymuszone przez kryzys gospodarczy sprawia, że pracownicy pozostający w przedsiębiorstwie muszą realizować różne funkcje, a przez to wykazywać zróżnicowane umiejętności.
- Delegowanie władzy, które przekłada się na bardziej płaską strukturę organizacji. Duże scentralizowane jednostki zastępowane są małymi, samodzielnymi zespołami, co korzystnie wpływa na elastyczność organizacji w zmiennym lub burzliwym otoczeniu.
- Podejście marketingowe firm, które stopniowo zastępuje wcześniejsze orientacje produkcyjną i sprzedażową, w centrum zainteresowania stawia klienta i jego potrzeby. Takie podejście wymusza na organizacji przygotowanie bardziej zindywidualizowanej oferty.
Poza przedstawionymi wyżej trendami do rozwoju zarządzania projektami przyczyniły się przede wszystkim potrzeby planowania i kontroli realizacji wielkich projektów niemożliwych do zarządzania za pomocą tradycyjnych metod. [1 s.28]
Obecnie zarządzanie projektami stanowi samodzielną i kompletną dziedzinę nauki o zarządzaniu. Praktyczny rodowód zarządzania projektami sprawił, że poza rozlicznymi akademickimi opracowaniami teorii zarządzania projektami powstaje wiele praktycznych poradników i arykułów na ten temat. Zarządzanie projektami dysponuje sprawdzonymi metodami oraz narzędziami, które wspomagają prace menedżera. Sam fakt, że pojawiła się grupa zawodowa project manager’ów świadczy o rosnącym znaczeniu tej metody zarządzania w organizacjach. Coraz częściej uczelnie wyższe podejmują się kształcenia koordynatorów projektów. Dodatkowo liczne stowarzysznie zrzeszające praktyków, jak i teoretyków zarządzania projektami również zajmują się propagowaniem wiedzy z tego zakresu. Najbardziej znanym i cenionym stowarzyszeniem Project Manager’ów jest Project Management Institute.
Rys. 1.1.2 Kluczowe obszary i procesy zarządzania projektami
Za Project Managent Institute przyjmując zarządzanie projektami jest to zastosowanie dostępnej wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w celu spełnienia albo wręcz przewyższenia wymagań i oczekiwań zleceniodawców projektu. [3 s.6] Jest to szerokie podejście do zagadnienia zarządzania projektami. Ujmując kwestię nieco wężej, bardziej praktycznie zarządzanie projektami jest to zespół działań kierowniczych (planowanie, organizowanie, koordynowanie, motywowanie, kontrolowanie) związanych z realizacją według ustalonych zasad i metod projektu, którego zakres jest określony, a środki na jego realizację ograniczone. [1 s.26] Powyżej przedstawiono zestawienie kluczowych obszarów zarządzania projektami według PMI.
[1] Trocki M.: Zarządzanie projektami. Warszawa. Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne. 2009.
[2] Pawlak M.: Zarządzanie projektami. Warszawa. Wydawnictwo naukowe PWN. 2006.
[3] Duncan W.R.: A Guide to the Project Management Body of Knowledge. U.S.A. Project Management Institute. 1996.